Das Thema ECM/DMS hat für deutsche Unternehmen (Mittelstand und Großbetriebe) nach wie vor eine hohe oder sehr hohe Relevanz.
In der befragten Zielgruppe findet sich zudem bereits eine hohe Abdeckung mit Lösungen, die sowohl das Themengebiet ECM wie auch Archivierungsanforderungen abbilden.
Unter den Lösungen finden sich sowohl “klassische ECM-Anbieter” als auch ERP-Lösungen mit DMS-Funktionalität bzw. zusätzliche Add-ons, die sich auf spezielle Szenarien konzentrieren.
Im Rahmen der Anforderungen spielt vor allem die Ablage von Belegen bspw. aus dem ERP eine Rolle und wird häufig systemgestützt abgebildet. Auch die Aktenbildung spielt ist von Bedeutung, beide Prozesse werden aber nicht immer über “klassische” DMS-Lösungen abgebildet, sondern sind eher ERP-zentriert. Ähnliches gilt für Workflowaspekte, die sich häufig an den Geschäftsprozesse im ERP-System orientieren, weitere reine Dokumentenworkflow-Prozesse werden weniger häufig abgebildet.
Prozesse, die primär über das DMS abgebildet werden, sind Eingangspostbearbeitung sowie Dokumentensuche und Archivierung.
Obwohl bereits eine hohe Lösungsabdeckung von über drei Vierteln vorliegt, findet sich eine hohe Projektquote von etwa einem Fünftel der Unternehmen.
Die Einordnung des Themas ist dabei für den Anwender nicht immer einfach, viele sehen die Anforderungen vor allem ERP-zentriert. Klassische Einstiegsszenarien sind die Posteingangsoptimierung oder die Auffindbarkeit von Dokumenten.
Zunehmend Relevanz findet auch das Thema Aktenbildung und zumindest daran orientiert eine Workflowunterstützung.
Vor allem Unternehmen, die bisher noch wenig in das Thema investiert haben, ziehen mit Projekten nach. Neue Themen wie Cloud Computing werden zumindest langsam häufiger als Option auch in der IT in Betracht gezogen, spielen aber noch keine überwiegende Rolle. Wichtig für die IT ist es, zu beachten, dass sich hierbei keine „Schatten-IT“ in den Fachbereichen entwickelt, die dann nicht in die reguläre IT eingebunden ist. Ähnliches gilt für die Mobility-Thematik, die insgesamt in den nächsten Jahren zunehmen wird. Auch hierzu sollte eine Strategie gestaltet werden, wenn die Nutzung über das reine Abrufen von E-Mail-Anhängen hinausgehen soll.
